Las consecuencias de tener un plan
Por qué debes preguntar por el Plan de proyecto hoy mismo…
Siempre que termino un workshop, clase o consultoría en Gestión de proyectos pregunto por los principales aprendizajes, no solo como alumnos sino como futuros o mejores responsables de la gestión. Sin duda, las dos respuestas que más se repiten y en un porcentaje más alto al resto son: la planificación y el seguimiento y control.
El seguimiento y control es importante para entender si aquello que hemos planificado se está cumpliendo y, si no, ajustar, corregir y mejorar. En Agile, no solo se ajusta el proyecto en sí, sino el propio alcance y hasta la misión del proyecto… el problema es que los managers confunden la entera gestión de proyectos con el control, sujetando y asfixiando el desarrollo de las actividades.
En el caso de la Planificación, es la puerta de entrada a una visión estratégica: no solo es ser capaces de proyectar el trabajo futuro de todas las actividades que se van a realizar, sino que se deben enfocar y alinear en pos de un objetivo común, lo que antes se analizó como la meta del proyecto. Es, sin duda, una habilidad importante y que, en mi opinión, solo se mejora con la práctica. Muchas, muchísimas planificaciones en las que nos proyectamos a futuro y visualizamos el camino que hemos de recorrer.
Lo interesante de estos aprendizajes son las consecuencias de tener un plan. Es de todos sabido que la sensación de ir a la deriva es una de las situaciones que más corroe en un equipo u organización. “No sé a dónde vamos”. “No sé para qué hago esto”. Por el contrario, tener un objetivo, saber y sentir que aportamos a él es un hecho que motiva y facilita la integración de equipos. En los workshops, la gente se sorprende cuando es consiente que no trabajan con un plan. ¿Cómo sabes a dónde van?, ¿cómo sabes que lo que estás haciendo aporta algo?, ¿cómo te relacionas con el resto de tus compañeros cuando no sabes que actividades deben hacer y para qué? “No lo sé… solo, hacemos”, contestan incrédulos.
Suponiendo que los líderes de esa organización han hecho su trabajo y han definido una estrategia, los mandos intermedios deben ser capaces de aterrizar la visión en planes para que el resto ejecute, pero… si no hay un plan de proyecto siquiera. Es más: ¿qué es un proyecto?
Steven P. MacGregor, profesor en el Master de gestión del talento del IE, menciona que los proyectos «pueden mejorar la experiencia del trabajo y con solo hacer que el trabajo sea mejor«. Esto se debe a que «aprendes cosas como cerrar un proyecto» y no solo abrir y abrir y abrir proyectos. Hay un chiste que (seguro lo escuché por ahí pero que he hecho mío y que) cuento cuando comienzo un proyecto de consultoría: «Los proyectos se deben cerrar. Y si no se puede, se debe abandonar”, digo con toda la seriedad que puedo. “Los que estamos en esta sala deberemos salir corriendo como ratas en una inundación». No solo tendremos una visión de cómo es el futuro y habremos diseñado y planificado las actividades que tenemos que hacer para conseguir ese objetivo; sino que el equipo estará alineado: tendrá claro cómo y cuándo terminaremos. También tendrá claro qué y para qué está haciendo lo que hace. Y no hay nada más poderoso que un equipo focalizado y empoderado. ~
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